Umożliwia ona analizę stanu licencji i szybkie wykrycie wszelkich nieautoryzowanych zmian dokonanych przez konkretną osobę mającą dostęp do danego komputera.

Inwentaryzacja oprogramowania daje nam pełną wiedzę na temat programów zainstalowanych w naszej sieci. Podstawowym celem jest porównanie tych danych z posiadanymi licencjami.

Informacje z metryczki – raportu można wykorzystać także w innym celu, np.:

- W przypadku planowania zakupu nowej wersji oprogramowania w kilka chwil możemy dowiedzieć się, czy istnieje możliwość uzyskania zniżek wybierając zakup aktualizacji. Wiele firm traci możliwość uzyskiwania zniżek na uaktualnienia ze względu na brak informacji o posiadanych licencjach i nieprawidłowej dokumentacji potwierdzającej zakup licencji.

- Możemy uzyskać informacje czy korzystamy z oprogramowania w sposób optymalny i zgodny z prawem.

- Wydrukowanie metryczki i umieszczenie w miejscu widocznym dla użytkownika komputera skutecznie zniechęca go do wprowadzania zmian w oprogramowaniu. Ten psychologiczny jest potwierdzany przez profesjonalnych audytorów licencji.

Zbieranie i porządkowanie dokumentacji licencyjnej wymaga ponadprzeciętnej wiedzy na temat licencjonowania, dlatego usługi zarządzania licencjami cieszą się tak dużym powodzeniem. Dlatego warto pomyśleć nad zleceniem tego zadania profesjonalnej firmie zajmującej audytami informatycznymi.

Audyt informatyczny polega na dokładnym określeniu wszystkich dokumentów potwierdzających zakup licencji, inwentaryzacja tych i licencji i porównanie ich z aplikacjami zainstalowanymi na każdym z komputerów, będących w posiadaniu audytowanej jednostki.

Pomoc w tych czynnościach profesjonalnego audytora legalności oprogramowania znacznie skróci czasu analizy dokumentacji licencyjnej. A audyt informatyczny przeprowadzony przez autoryzowaną firmę audytorską daje audytowanej jednostce gwarancję legalnego oprogramowania potwierdzoną certyfikatem „Jestem Legalny”.

Uwaga: Nie ma abolicji na starsze oprogramowanie.
W 1994 roku wprowadzona została abolicja ustanawiająca zakaż ścigania za nielegalne posiadanie oprogramowania wyprodukowanego przed 1994 rokiem. (Posiadanie nadal było nielegalne, ale nie podlegało karze). Nowelizacja Prawa Autorskiego z 2000 roku zniosła tę abolicję i obecnie należy wykazać prawo korzystania z każdego posiadanego programu.

Audyt informatyczny czy jak kto woli audyt licencji ma nam dać odpowiedź, czy wszystkie programy w naszej strukturze IT są używane w sposób zgodny z licencjami?  Przy okazji uzyskamy precyzyjne dane dotyczące sprzętu w organizacji oraz wykorzystania poszczególnych aplikacji.

Inwentaryzacja sprzętu komputerowego

Pierwszym etapem procesu audytu legalności oprogramowania jest zebranie informacji o komputerach.

Krok pierwszy to – zliczenie i ustalenie rodzaju połączenia z siecią. W ten sposób uzyskamy odpowiedź na pytanie; w jaki sposób przeprowadzić audyt – zdalnie, czy ręcznie?

W wyniku inwentaryzacji sprzętu uzyskamy informacje:

- o ilości komputerów w firmie/instytucji,

- wszelkie informacje dotyczące sprzętu komputerowego takiego jak: dyski twarde, procesory czy pamięć RAM

Bardzo ważną informacją, jaką uzyskamy po zliczeniu komputerów będzie, ta mówiąca o posiadanych systemach operacyjny i aplikacjach wymagających licencji.

Krok drugi to – jeżeli korzystamy z oprogramowania automatyzującego inwentaryzację oprogramowania warto sprawdzić czy ilość komputerów, jaką ono wykrywa zgadza się z efektami naszej ręcznej inwentaryzacji.

Krok trzeci to – audyt informatyczny

Celem inwentaryzacji oprogramowania jest zebranie informacji o wszystkich programach używanych w strukturze IT, a dalej stworzenie raportu zbiorczego, a także utworzenie tak zwanych metryczek komputerów zawierających informacje o oprogramowaniu zainstalowanym na poszczególnych stanowiskach komputerowych (raport lokalny).

Dobór narzędzi.

Musimy mieć pewność, że inwentaryzacja obejmie całość oprogramowania zainstalowanego w naszej sieci IT, nie wystarczy zatem przejrzeć menu Dodaj/Usuń Programy w systemie Windows. Ta część Panelu Sterowania nie służy do inwentaryzacji oprogramowania, więc nie wszystkie zainstalowane aplikacje są tam ujęte.

W tym miejscu warto przeanalizować ofertą programów wspomagających zarządzanie licencjami. Tu godny polecenia jest program Statlook lub jego wersja podstawowa czyli Uplook. A jeżeli nie chcesz tracić czasu na poszukiwania kompleksowych informacji – napisz maila do profesjonalnego audytora legalności oprogramowania, który to w kilku zdaniach przedstawi najlepsze propozycje programów.

 audyt@comp-net.pl

Obecnie na polskim rynku znaleźć możemy kilka profesjonalnych programów/narzędzi oferujących różnorodną funkcjonalność i zastosowanie w praktyce, zazwyczaj wszystkie te programy łączy wspólna cecha, iż umożliwiają wykonanie szeregu inwentaryzacyjnych czynności, np:

- dokonają pełnej inwentaryzacji oprogramowania zainstalowanego w sieciach lokalnych i rozproszonych oraz na komputerach niepodłączonych do sieci,

- pomogą podczas tworzenia raportu zbiorczego oraz raportów lokalnych (metryczek komputerów),

- po wprowadzeniu informacji do programu o posiadanych licencjach możliwe jest ustalenie wszelkich rozbieżności pomiędzy oprogramowaniem zainstalowanym a posiadanymi licencjami,

- ustalą, jak często poszczególne aplikacje są wykorzystywane na konkretnych stanowiskach – w niektórych przypadkach, jeżeli aplikacja jest wykorzystywana sporadycznie, zainstalowanie jej na współdzielonym komputerze może przynieść spore oszczędności ze względu na mniejszą liczbę potrzebnych licencji.

To tylko nieliczne informacje, jakie uzyskamy korzystając z profesjonalnych programów.

Dodatkowe informacje jakich dostarczają tego typu narzędzie to: analiza stanu sprzętu, np. poziom wykorzystania pojemności dysków twardych czy pamięci RAM, co ma wpływ na ogólną wydajność systemu. Programy te mogą być również uzupełnione o moduły statystyczne dając nam szczegółową wiedzę na temat aktywności użytkowników komputerów, czyli naszych pracowników.

Jednakże najważniejszą cechą tych narzędzi jest znaczne przyspieszenie całego procesu zarządzania licencjami. Odpowiednio skonfigurowane narzędzie służy do wielokrotnego wykorzystania, ponieważ ma ono za zadanie utrzymanie kontroli nad stanem oprogramowania w firmie również po zakończeniu całego procesu inwentaryzacji czy audytu legalności oprogramowania.

W kolejnym artykule postaram się przybliżyć zagadnienie dotyczące „metryczki komputera”.

Pozostajemy do dyspozycji.

Dział audytu oprogramowania

audyt@comp-net.pl

Wiedza na temat oprogramowania i jego legalności wśród społeczeństwa nadal pozostawia wiele do życzenia. Taki też jest poziom świadomości pracowników korzystających z komputerów. Pracownicy często nie zdają sobie sprawy z tego, że w dziedzinie użytkowania komputera z oprogramowaniem istnieją regulacje prawne oparte na artykułach kodeksu prawnego.

Z artykułów tych jednoznacznie wynika to, że żaden pracownik nie może na własną rękę instalować sobie na firmowych komputerach oprogramowania niewiadomego pochodzenia. Nasz brak wiedzy nie będzie wytłumaczeniem w przypadku nieprzyjaznej kontroli oprogramowania. Dlatego pracodawca nie może sobie pozwolić na taki brak kompetencji ze strony swoich pracowników. To do obowiązków pracodawcy należy sprawowanie władzy nad zasobami komputerowymi firmy. Ponadto do niego należy fachowe przekazywanie wiedzy na temat właściwego użytkowania komputerów, oprogramowania a także Internetu.

Dlatego z początkiem nowego roku warto zwrócić uwagę na sporządzeniu inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania w zasobach IT. Jeżeli nie wiemy jak się za to zabrać skorzystajmy z pomocy fachowców, którzy krok po kroku przeprowadzą nas sprawnie przez arkany prawa komputerowego.

Audyt oprogramowania możemy rozpocząć od tak zwanej inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych. Jest to analiza posiadanych licencji, a także z zakresu uprawnień licencyjnych po czym dokonania ich spisu.

Drugi krok to inwentaryzacji zainstalowanego oprogramowania. To tak zwany ręczny przegląd zawartości dysku komputera. Po tych dwóch etapach następuje porównanie stanu licencji z oprogramowaniem. Wszelkie nieprawidłowości zostają na bieżąco wyjaśniane przez członków audytu.

Ważnym elementem przeprowadzenia audytu oprogramowania jest szkolenie dla pracowników, podczas którego zostają oni pouczeni o obowiązkach użytkownika sprzętu, a także o przewidzianych sankcjach prawnych wynikających z instalowania pirackiego oprogramowania.

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji IT w firma uzyskuje certyfikat legalności. Certyfikat to dowód na to, że jesteśmy użytkownikami legalnego oprogramowania, za pomocą którego chcemy maksymalizować wyniki naszej pracy przy minimalizacji jakiegokolwiek ryzyka prawnego.   

Komputery w firmie rzecz oczywista, ale co z tego wynika? Czy na co dzień ktokolwiek z nas zastanawia się nad tym jak to się dzieje, że korzystamy z pakietu biurowego typu edytor tekstu Word, czy z arkusza kalkulacyjnego typu Excel. Przecież codziennie wystawiamy miliony zaświadczeń, setki faktur, czy raportów, piszemy podania, oferty, czy formularze zamówień. Jak to się dzieje, że tak mało osób zdaje sobie sprawę z tego, że korzysta z dobrodziejstw czyjejś pracy – pracy dzięki której powstały te właśnie programy. Nasze myślenie w tym przypadku jest dość proste: skoro programy te istnieją i są skierowane do szerokiego grona odbiorców, to bez obaw możemy z nich korzystać, powielać, czy udostępniać. Mało kto z nas zastanawia się nad tym, że posiada w swoim komputerze tak naprawdę czyjąś własność, czyli coś, co ma właściciela – twórcę.

Sprawa nie jest prosta, ale tylko i wyłącznie analizując ją od strony uświadamiania społeczeństwu istoty i wagi posiadania legalnego oprogramowania. Dalej jest już zdecydowanie łatwiej, ponieważ samą legalność użytkowania programów można uzyskać w stosunkowo prosty sposób.

Nawiązując do tytułowych „10 kroków do uzyskania pełnej legalności” warto zadać sobie kluczowe pytania, które pomogą nam ogarnąć problematykę zagadnienia i w jasny sposób uszeregują naszą prywatną sytuację do poruszanego tematu.

Legalność oprogramowania w odniesieniu do TWOJEGO/TWOICH komputera/ów:

1.Czy wiesz jak wiele komputerów (wliczając notebooki i serwery) posiada obecnie Twoja firma?
2.Czy posiadasz licencję na każdy program zainstalowany na tych komputerach?
3.Czy w firmie jest osoba odpowiedzialna za zakup i zarządzanie oprogramowaniem?
4.Czy firma posiada spisane zasady zakupu i instalacji oprogramowania?
5.Czy zasady te zostały zatwierdzone przez osoby zarządzające i ogłoszone pracownikom?
6.Czy firma posiada aktualny raport o stanie oprogramowania i licencji w firmie?
7.Czy każdy zakup lub instalacja oprogramowania jest odnotowywana w bazie zarządzania licencjami?
8.Czy firma ma możliwość przeskanowania wszystkich komputerów pod kątem zainstalowanego w nim oprogramowania?
9.Czy w firmie wykonywane są regularne inwentaryzacje oprogramowania?

10.Czy znasz konsekwencje posiadania nielegalnego oprogramowania?

Jeżeli chociaż na jedno z powyższych pytań udzieliłeś odpowiedź NIE warto, abyś skorzystał z pomocy profesjonalistów w tym zakresie. Obecnie audytami oprogramowania zajmują się wykwalifikowane osoby posiadające certyfikaty na przykład Microsoft, które upoważniają do konsultowania, doradztwa i przeprowadzania przyjaznej kontroli oprogramowania wewnątrz firm, czy organizacji. Wybierając profesjonalny zespół ludzi – tak zwany AUDIT TEAM legalności oprogramowania zyskasz pewność i poczucie bezpieczeństwa bez obaw naruszania prawa karnego.

W dzisiejszych czasach nawet małe firmy nie mogą sobie pozwolić na brak świadomości o użytkowaniu swojego podstawowego narzędzia, jakim jest komputer, tym bardziej, że złe użytkowanie narusza jednoznacznie artykuły Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku.

Musimy pamiętać o tym, że świadome lub nieświadome łamanie prawa związane jest z poniesieniem konsekwencji prawnych. W najgorszym przypadku będzie to 5 lat pozbawienia wolności, a w ujęciu najpowszechniejszym nałożona kara grzywny.

Pamiętajmy, że łacińska sentencja ignorantia iuris nocet, czyli nieznajomość prawa szkodzi, jest nadal bardzo aktualna. Bądźmy zatem profesjonalni, korzystajmy z poradnictwa specjalistów legalności oprogramowania, a wizerunek naszej firmy z pewnością zyska. Warto żyć w zgodzie z prawem i własnym sumieniem, bo takie właśnie postępowanie owocuje w przyszłości – buduje markę naszej organizacji prezentując ją jako wiarygodną, stabilną i uczciwą, a nas samych przedstawia w nienagannym świetle.

Redaktor serwisów internetowych

Małgorzata Stryjewska

M-S-M